Oficina de Proyectos  as a Service

 

Es la planeación, organización, dirección y control de los recursos para lograr un objetivo a corto plazo.

También se dice que la administración de proyectos ocurre cuando se da un énfasis y una atención especial para conducir actividades no repetitivas con el propósito de lograr un conjunto de metas.

Esta actividad es llevada a cabo por un conjunto de administradores que actúan como agentes unificadores para proyectos particulares, tomando en cuenta los recursos existentes, tales como el tiempo, materiales, capital, recursos humanos y tecnología.

La administración procura siempre el máximo aprovechamiento de los recursos, mediante su utilización eficiente. Las principales funciones de la administración se engloban en planeación, organización, dirección y control.


Durante la planeación se decide anticipadamente qué, quién, cómo, cuándo y por qué se hará el proyecto. Las tareas más importantes de la planeación son determinar el status actual de la organización, pronosticar a futuro, determinar los recursos que se necesitarán,

revisar y ajustar el plan de acuerdo con los resultados de control y coordinar durante todo el proceso de planeación.

La organización realiza actividades en grupo, de asignación y asesoramiento, y proporciona la autoridad necesaria para llevar a cabo las actividades.

Dentro de esta etapa se identifica, define y divide el trabajo a realizar, se agrupan y definen los puestos, se proporcionan los recursos necesarios y se asignan los grados de autoridad.


 

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El siguiente paso es la dirección, la cual sirve para conducir el comportamiento de los recursos  hacia las metas establecidas.

Aquí se comunican y explican los objetivos a los equipos de trabajo, se asignan estándares, se entrena y guía al personal para llegar a los estándares requeridos, se recompensa el rendimiento y se mantiene un ambiente motivacional.

Por último, se encuentra el control, que se encarga de medir el rendimiento obtenido en relación a las metas fijadas. En caso de haber desviaciones, se determinan las causas y se corrige lo que sea necesario.

 

Visión de una Oficina de Proyectos

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  • La capacidad operativa de gestión de proyectos Organizacionales es fundamental para cumplir los objetivos de una organización y establecer un mecanismo de gestión de tiempos, recursos, inversiones actuales y futuras a través de una gestión de portafolios y programa de proyectos (Oficina de Proyectos)

  • Establecer una Oficina de Proyectos (PMO) es la gestión, priorización y control de programas y portafolios de Proyectos que permita dar visibilidad del estatus real de los proyectos. 

  • Tener control en el seguimiento de proyectos para la oportuna toma de decisiones. 

  • Contar con un mecanismo facultado y estándar para soportar los procesos de administración de proyectos, que permitan planear, controlar y obtener mejores resultados en los proyectos. 

  • Desarrollar y automatizar mecanismos estándar de medición de beneficios y salud de los proyectos en toda la Organización. 

  • Control de desviaciones, actividades no planeadas, liberaciones tardías, múltiples cambios de alcance a destiempo, calidad y comunicación pobre. 

  • Apoyo a los líderes de proyecto para mejorar desempeño de sus actividades.

Ciclo de Planificación Estratégica Integrando a la PMO

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¿Cómo lo hacemos?

  • Implementamos una Oficina de Proyectos adaptada al tamaño, medida y tipo de organización. 

  • Analizamos y acotamos los tipos de proyectos y establecemos ciclos de vida específicos por cada tipo (Proyectos de servicio, tecnológicos, implantación, etc) 

  • Capacitamos bajo el método de talleres, acompañamiento y coaching, así como también manejamos la estrategia de entrenar a entrenadores clave internos.